UNMAHA – Dalam dunia kerja, kamu pasti sering mendengar istilah briefing dan meeting. Kedua kegiatan ini memang sering dilakukan dalam lingkungan profesional, tetapi sebenarnya memiliki fungsi dan tujuan yang berbeda. Memahami perbedaan briefing dan meeting sangat penting agar kamu dapat mengatur waktu, menyampaikan informasi, dan mencapai tujuan secara lebih efektif.
Jika kamu belum sepenuhnya memahami kapan harus menggunakan briefing dan kapan lebih tepat melakukan meeting, artikel ini akan membantu menjelaskannya dengan jelas dan terstruktur. Dengan pemahaman ini, kamu bisa mengambil keputusan komunikasi internal yang lebih tepat dalam berbagai situasi kerja.
Perbedaan Briefing dan Meeting
Sebelum membahas lebih jauh, mari kita ulas terlebih dahulu apa itu briefing dan apa itu meeting. Kedua istilah ini memang terdengar mirip, tetapi memiliki esensi berbeda yang perlu kamu pahami secara menyeluruh.
1. Apa Itu Briefing?
Briefing adalah penyampaian informasi secara singkat, jelas, dan langsung pada tujuan. Tujuannya adalah memberikan instruksi atau pengarahan sebelum melakukan suatu aktivitas, seperti presentasi, kegiatan lapangan, atau bahkan kampanye pemasaran. Briefing biasanya dilakukan secara cepat dan tidak memerlukan diskusi mendalam.
Biasanya, briefing dilakukan oleh atasan kepada tim dengan waktu yang terbatas, misalnya 5–15 menit. Kamu akan menerima informasi yang spesifik dan langsung bisa diterapkan. Ini sangat berguna jika kamu berada dalam lingkungan kerja yang dinamis dan butuh instruksi cepat.
2. Apa Itu Meeting?
Meeting atau rapat adalah kegiatan formal yang melibatkan diskusi dua arah, dengan tujuan menyelesaikan masalah, mengambil keputusan, atau melakukan evaluasi terhadap suatu proyek. Meeting biasanya memakan waktu lebih lama dan melibatkan banyak pihak dengan latar belakang kepentingan berbeda.
Kamu akan memerlukan agenda yang jelas dalam meeting, dan sering kali dibutuhkan moderator atau pemimpin rapat untuk menjaga jalannya diskusi tetap fokus. Meeting cocok digunakan dalam proses brainstorming, pelaporan kinerja, atau perencanaan strategis.
Kapan Kamu Harus Menggunakan Briefing dan Meeting?
Setelah mengetahui definisinya, kini saatnya kamu memahami kapan harus memilih briefing dan kapan sebaiknya menggunakan meeting. Ini penting agar kamu tidak membuang waktu dan bisa mencapai tujuan komunikasi dengan lebih efektif.
1. Gunakan Briefing Saat Butuh Instruksi Cepat
Kamu sebaiknya memilih briefing ketika hanya perlu menyampaikan arahan yang tidak membutuhkan diskusi panjang. Misalnya, saat akan memulai acara, proyek lapangan, atau tugas operasional yang harus segera dikerjakan. Ini juga sangat relevan jika kamu bekerja di bidang manajemen atau perhotelan yang menuntut koordinasi cepat.
Menariknya, jika kamu ingin lebih mahir dalam memberikan briefing profesional, kamu bisa memperdalam ilmu manajerial melalui Program Studi Manajemen di Universitas Mahakarya Asia (UNMAHA) yang telah terakreditasi B.
Program ini tersedia di kampus Yogyakarta dan dirancang untuk membekali kamu dengan keahlian komunikasi dan kepemimpinan yang strategis. Daftar sekarang di PMB UNMAHA untuk membangun karier profesional yang lebih baik.
2. Gunakan Meeting Saat Perlu Diskusi dan Keputusan Bersama
Meeting lebih cocok dilakukan ketika kamu ingin membahas solusi untuk suatu permasalahan, mengevaluasi progres proyek, atau menyusun strategi jangka panjang. Dengan adanya interaksi dua arah, kamu dan tim bisa berdiskusi secara mendalam dan menghasilkan keputusan yang matang.
Baca juga: Perbedaan Google Meet dan Zoom Meeting yang Perlu Kamu Ketahui
Namun, agar meeting tidak berlarut-larut dan tetap produktif, kamu perlu menguasai teknik komunikasi digital dan pengelolaan audiens.
Jika kamu ingin memperdalam kemampuan ini, sangat disarankan untuk mengikuti e-course “From Likes to Leads: Google Certified Online Customer Engagement” yang bisa kamu akses di kursus UNMAHA ini. Sertifikasi ini membantu kamu menjadi komunikator profesional yang mampu menjangkau dan memengaruhi audiens secara digital.
Tips Agar Briefing dan Meeting Lebih Efektif
Agar keduanya berjalan dengan baik dan tidak membuang waktu, berikut adalah beberapa tips praktis yang bisa kamu terapkan.
1. Persiapkan Agenda dengan Jelas
Baik briefing maupun meeting memerlukan struktur yang jelas. Dalam briefing, buatlah poin-poin singkat yang ingin kamu sampaikan. Sementara dalam meeting, kamu harus menyiapkan agenda tertulis agar peserta bisa mempersiapkan diri sebelum diskusi.
2. Tentukan Durasi yang Tepat
Jangan terlalu lama untuk briefing—cukup 5 sampai 15 menit saja. Sedangkan untuk meeting, sesuaikan durasinya dengan kompleksitas pembahasan, tetapi usahakan tidak lebih dari 60 menit kecuali benar-benar dibutuhkan.
3. Gunakan Alat Bantu Visual Jika Perlu
Infografik, presentasi, atau catatan tertulis akan membantu memperjelas penyampaian informasi. Ini sangat berguna terutama saat kamu harus menjelaskan data atau rencana kerja dalam meeting.
4. Evaluasi dan Tindak Lanjut
Jangan lupakan tindak lanjut. Setelah briefing, pastikan semua anggota tim memahami tugasnya. Setelah meeting, dokumentasikan hasil rapat dan kirimkan ke semua peserta. Ini penting agar tidak ada miskomunikasi.
5. Tingkatkan Skill Komunikasi Kamu
Kamu bisa meningkatkan kemampuan komunikasi dan organisasi dengan mengikuti pelatihan digital. Salah satu pilihan terbaik adalah dengan menjadi reseller laptop resmi melalui ADOLO. Ini bukan hanya membuka peluang bisnis, tetapi juga membiasakan kamu menggunakan perangkat kerja yang mendukung aktivitas briefing dan meeting secara efisien. Daftar sekarang di ADOLO.
Atau jika kamu butuh bantuan langsung terkait pelatihan, konsultasi, atau pengembangan karier digital, kamu bisa langsung menghubungi tim kami lewat WhatsApp di sini.
Memahami perbedaan briefing dan meeting adalah kunci utama agar kamu bisa mengelola komunikasi tim secara efisien. Gunakan briefing saat membutuhkan penyampaian cepat dan fokus, sementara meeting lebih tepat jika ingin diskusi dan pengambilan keputusan bersama.
Dengan menguasai keduanya, kamu akan menjadi pribadi yang lebih profesional dan siap menghadapi berbagai tantangan komunikasi di dunia kerja. Yuk, tingkatkan kualitas karier kamu mulai sekarang bersama UNMAHA dan sertifikasi e-course yang tepat!***
Editor: Mahfida Ustadhatul Umma