UNMAHA – Pernah tidak kamu disuruh bikin surat dinas, terus tiba-tiba bingung waktu sampai ke bagian nomor surat? Padahal semua isi surat sudah kamu tulis dengan rapi, bahasa sudah formal, kop surat mantap. Tapi pas bagian nomor surat? Berpikir keras. “Ini urutannya bagaimana ya? Kode apa saja yang harus ada?” Nah, kamu tidak sendirian. Banyak banget orang yang masih bingung soal penulisan nomor surat dinas yang benar. Yuk, kita bahas tuntas soal nomor surat dinas. Tidak ribet kok, asal tahu unsur-unsur dan logikanya. Let’s go!
Apa Itu Nomor Surat Dinas?
Sebelum ke cara menulisnya, kita pahami dulu nomor surat dinas adalah kode unik yang disematkan pada setiap surat resmi keluar dari suatu organisasi, instansi, sekolah, kantor, atau lembaga pemerintah/swasta. Nomor ini gunanya banyak:
- Sebagai arsip
- Sebagai bukti legalitas
- Mempermudah pelacakan surat
- Menunjukkan identitas organisasi & divisi pembuat surat
Jadi, penulisan nomor surat itu wajib banget dilakukan secara konsisten dan sesuai aturan instansi masing-masing.
Struktur Umum Nomor Surat Dinas
Secara umum, format penulisan nomor surat dinas terdiri dari elemen-elemen berikut, Nomor: [Kode Surat]/[Kode Unit]/[Nomor Urut]/[Bulan]/[Tahun]
Contoh: Nomor: 421.3/SMK.MA/120/V/2025
Yuk kita bedah satu-satu:
1. Kode Surat / Kode Klasifikasi
Ini biasanya berupa angka atau huruf yang menunjukkan jenis surat atau klasifikasi isi surat. Misalnya:
- 005. Surat Undangan
- 800. Surat Kepegawaian
- 421.3. Pendidikan Menengah (sering dipakai untuk sekolah menengah)
Kode ini bisa berbeda tergantung instansi atau organisasi, karena mengikuti klasifikasi arsip masing-masing.
2. Kode Unit atau Instansi
Bagian ini menunjukkan asal surat, dari sekolah mana, divisi mana, atau instansi mana. Contoh:
- SMK 1 (Sekolah Menengah Kejuruan 1)
- DISPORA (Dinas Pemuda dan Olahraga)
- HRD.PTABC (Divisi HRD PT ABC)
Ini penting supaya penerima tahu siapa pengirimnya tanpa harus baca isi surat dulu.
3. Nomor Urut Surat
Ini adalah nomor surat keberapa yang dikeluarkan dalam periode tertentu. Biasanya dimulai dari angka 001 atau 1 di awal tahun. Contoh:
- 001. Surat pertama di bulan atau tahun
- 120. Surat ke-120 yang dikeluarkan tahun ini
Setiap organisasi punya ketentuan sendiri, ada yang reset tiap bulan, ada juga yang reset tiap tahun.
Baca Juga: Contoh Surat Lamaran Kerja di Luar Negeri yang Benar
4. Bulan Surat
Biasanya ditulis dalam angka romawi (I = Januari, V = Mei, XII = Desember). Ini membantu buat identifikasi cepat kapan surat itu dibuat.
5. Tahun Surat
Yap, tahun pembuatan surat, tentu saja. Biasanya 4 digit, seperti 2025, dan ditaruh di bagian akhir format.
Contoh Penulisan Nomor Surat Dinas
Yuk kita lihat beberapa contoh real agar kamu lebih paham:
- Nomor: 005/HRD.PTMA/045/IV/2025. Artinya, surat undangan nomor 45, dari HRD PT Mahakarya Asia, bulan April 2025.
- Nomor: 800/DISDIK/001/I/2025. Artinya, surat kepegawaian pertama dari Dinas Pendidikan, bulan Januari 2025.
- Nomor: 421.3/SMK.1/150/XI/2025. Artinya, surat nomor 150 dari SMK 01, klasifikasi pendidikan menengah, bulan November 2025.
Kesalahan yang Sering Terjadi
Supaya makin mantap, perhatikan kesalahan umum berikut yang sebaiknya kamu hindari:
- Salah urut. Kadang orang tukar-tukar antara kode unit dan nomor urut
- Salah bulan. Bulan Mei ditulis “5” bukan “V”
- Lupa mencantumkan tahun
- Format tidak konsisten antar surat
- Tidak sesuai ketentuan instansi
Jika kamu masih baru di instansi tersebut, jangan sungkan tanya ke bagian TU atau admin soal format resmi yang digunakan, ya!
Tips Supaya Konsisten & Tidak Lupa Format
- Buat template surat resmi lengkap dengan format nomor
- Simpan file arsip surat sebelumnya, jadi kamu tinggal melanjutkan nomor
- Gunakan Excel untuk tracking nomor surat keluar
- Jika kamu pakai Word, manfaatkan fitur Quick Parts untuk menyisipkan nomor otomatis
Kenapa Ini Penting Buat Kamu?
Jika kamu seorang staf administrasi, TU, sekretaris, atau bahkan pelajar/mahasiswa yang aktif di organisasi kampus, kamu pasti sering banget bikin surat resmi. Dengan memahami cara penulisan nomor surat dinas yang benar, kamu akan terlihat lebih profesional dan rapi di mata atasan atau instansi lain. Dan siapa tahu, dari urusan kecil seperti “nomor surat”, kamu malah dipercaya buat hal-hal administratif yang lebih besar ke depannya.
Penulisan Nomor Surat Dinas Tidak Ribet, Asal Tahu Strukturnya!
Jadi, meskipun terlihat sederhana, penulisan nomor surat dinas itu penting banget buat urusan administrasi. Dengan struktur yang benar dan konsisten, kamu bisa bikin surat yang bukan hanya rapi tapi juga profesional. Mulai dari kode surat, instansi, nomor urut, bulan, sampai tahun semua harus sesuai.
Jangan ragu buat bertanya format resmi ke atasan atau divisi terkait, dan yang paling penting biasakan teliti dan cek ulang sebelum surat dikirim. Semoga setelah baca ini, kamu tidak bingung lagi saat diminta bikin surat resmi. Semangat!
Sering dapat tugas bikin surat resmi atau kerjaan admin kantor? Nah, jika kamu tertarik memperdalam dunia administrasi dan tata naskah dinas, ini saatnya naik level! Universitas Mahakarya Asia lagi buka Penerimaan Mahasiswa Baru, dan ini bisa jadi langkah awal kamu untuk belajar lebih profesional dan siap kerja.
Rekomendasi jurusan yang cocok banget buat kamu yang ingin jago urusan surat-menyurat dan manajemen dokumen, yaitu Sarjana Manajemen, cocok buat kamu yang mau paham alur organisasi, kepemimpinan, dan pengambilan keputusan.
UNMAHA juga menyediakan program Sertifikasi System Integrator, Sertifikasi System Integrator merupakan pengakuan resmi bagi para profesional yang memiliki kemampuan dalam merancang, menerapkan, dan mengelola integrasi sistem guna mendukung pencapaian tujuan bisnis. Melalui sertifikasi ini, kamu akan dipersiapkan untuk menghadapi kebutuhan industri yang terus berkembang serta memperkuat kredibilitas sebagai tenaga ahli yang terpercaya di bidang integrasi sistem.
Belajarnya seru, aplikatif, dan langsung nyambung ke dunia kerja. Yuk, segera hubungi Admin PMB UNMAHA dan bergabung jadi bagian dari Generasi Mahakarya dan ciptakan karier impianmu dari sekarang!
Punya Banyak Teman dan Followers? Ubah Jadi Cuan Bareng Adolo.id!
Lagi menari peluang usaha tapi tidak mau ribet stok barang? Gabung saja jadi reseller laptop di Adolo.id! Tanpa modal besar, kamu bisa jualan laptop berkualitas langsung dari supplier terpercaya. Cocok buat kamu yang aktif di komunitas kampus, kerja kantoran, atau bahkan pelajar yang mau mulai bisnis. Dukung produktivitas orang lain sambil dapatkan cuan, bareng Adolo.id, semua bisa jadi peluang!
Editor: Mahfida Ustadhatul Umma