UNMAHA – Dalam dunia kerja, tentu tidak asing dengan surat peringatan (warning letter). Surat ini merupakan bagian dari manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) yang di pergunakan untuk menegur karyawan atas tindakan yang melanggar aturan di perusahaan. Surat peringatan terbagi menjadi tiga tingkatan, yaitu SP1, SP2, dan SP3, yang diberikan secara bertahap sesuai dengan tingkat pelanggaran atau pengulangan kesalahan yang dilakukan. Artikel ini akan membahas ketiga jenis dan contoh surat peringatan tersebut secara detail, lengkap dengan contohnya agar kamu bisa langsung mengaplikasikannya dalam lingkungan kerja.
Surat Peringatan 1 (SP1)
SP1 merupakan surat peringatan pertama yang diberikan kepada karyawan saat mereka melakukan pelanggaran ringan atau pertama kali melanggar peraturan. Tujuannya memberikan peringatan awal serta mendorong karyawan memperbaiki perilakunya.
Contoh Surat Peringatan 1 (SP1)
PT Sukses Bersama Jaya
Jl. Kemajuan No. 100, Jakarta
Telp: (021) 12345678
SURAT PERINGATAN 1 (SP1)
Nomor: 001/SP1/HRD/IV/2025
Kepada Yth:
Sdr. Dimas Arya
Staff Administrasi
Di Tempat
Dengan hormat,
Berdasarkan hasil evaluasi dan laporan dari atasan langsung, Saudara telah beberapa kali datang terlambat lebih dari 30 menit tanpa pemberitahuan selama dua minggu terakhir. Tindakan ini telah melanggar ketentuan jam kerja yang berlaku di perusahaan.
Sehubungan dengan hal tersebut, maka dengan ini kami memberikan Surat Peringatan 1 (SP1) sebagai bentuk teguran dan pembinaan agar Saudara dapat memperbaiki disiplin waktu ke depannya.
Kami harap Saudara dapat menunjukkan perubahan sikap dan tidak mengulangi kembali pelanggaran tersebut.
Demikian surat ini kami sampaikan untuk menjadi perhatian.
Jakarta, 10 April 2025
Hormat kami,
Manajer HRD
(Andini Kusuma)
Surat Peringatan 2 (SP2)
Jika kamu telah memberikan SP1 tetapi karyawan tetap melakukan pelanggaran atau mengulangi kesalahan yang sama, maka SP2 dapat dikeluarkan. SP2 adalah teguran yang lebih serius dan menunjukkan bahwa perusahaan akan mengambil tindakan lanjutan bila tidak ada perubahan.
Contoh Surat Peringatan 2 (SP2)
PT Sukses Bersama Jaya
Jl. Kemajuan No. 100, Jakarta
Telp: (021) 12345678
SURAT PERINGATAN 2 (SP2)
Nomor: 002/SP2/HRD/IV/2025
Kepada Yth:
Sdr. Dimas Arya
Staff Administrasi
Di Tempat
Dengan hormat,
Menindaklanjuti Surat Peringatan 1 (SP1) yang telah diberikan pada tanggal 10 April 2025, Saudara kembali melakukan pelanggaran serupa berupa keterlambatan masuk kerja sebanyak 4 kali selama 2 minggu terakhir tanpa alasan yang jelas.
Perusahaan memandang serius masalah kedisiplinan ini karena berdampak pada produktivitas tim. Oleh karena itu, dengan ini kami menyampaikan Surat Peringatan 2 (SP2) sebagai tindakan lanjutan.
Kami berharap Saudara dapat mengambil surat ini sebagai peringatan keras dan menunjukkan perubahan positif. Jika pelanggaran kembali terjadi, perusahaan akan mempertimbangkan pemberian SP3 yang dapat berujung pada pemutusan hubungan kerja.
Jakarta, 24 April 2025
Hormat kami,
Manajer HRD
(Andini Kusuma)
Baca Juga: Cara Membuat Surat Pengunduran Diri Kerja untuk Karyawan Tetap dan Kontrak
Surat Peringatan 3 (SP3)
SP3 adalah surat peringatan terakhir dan paling serius. Jika setelah menerima SP2 karyawan tetap tidak menunjukkan perubahan, kamu sebagai manajer HR dapat langsung mengeluarkan SP3. Biasanya, SP3 menjadi dasar bagi perusahaan melakukan pemutusan hubungan kerja secara formal.
Contoh Surat Peringat 3 (SP3)
PT Sukses Bersama Jaya
Jl. Kemajuan No. 100, Jakarta
Telp: (021) 12345678
SURAT PERINGATAN 3 (SP3)
Nomor: 003/SP3/HRD/V/2025
Kepada Yth:
Sdr. Dimas Arya
Staff Administrasi
Di Tempat
Dengan hormat,
Mengacu pada Surat Peringatan 1 dan 2 yang telah Saudara terima sebelumnya, kami mencatat bahwa Saudara kembali melakukan pelanggaran berupa keterlambatan kerja tanpa pemberitahuan sebanyak 5 kali dalam 2 minggu terakhir.
Tindakan ini menunjukkan ketidakpatuhan terhadap tata tertib perusahaan, meskipun telah diberikan dua kali peringatan secara tertulis. Oleh sebab itu, kami mengeluarkan Surat Peringatan 3 (SP3) sebagai teguran terakhir.
Jika dalam 7 (tujuh) hari ke depan tidak ada perubahan perilaku dan masih terjadi pelanggaran, perusahaan berhak untuk melakukan pemutusan hubungan kerja sesuai dengan ketentuan dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan yang berlaku.
Demikian surat ini kami sampaikan.
Jakarta, 7 Mei 2025
Hormat kami,
Manajer HRD
(Andini Kusuma)
Jadi Reseller Laptop Adolo, Raih Keuntungan Maksimal
Ingin punya bisnis sendiri tanpa harus repot stok barang? Yuk, jadi bagian dari Adolo dengan menjadi Reseller Laptop Adolo, kamu bisa menjual produk berkualitas tinggi dengan harga kompetitif, dapat komisi menarik dan bonus penjualan, serta dukungan promosi dan pelatihan bisnis langsung secara gratis dari Adolo. Ayo Daftar sekarang dan mulai bisnismu sekarang bersama Adolo.
Sudah Paham Cara Menyusun Surat Peringatan? Saatnya Upgrade Skill Komunikasi Digitalmu
Setelah memahami pentingnya SP1, SP2, dan SP3 dalam manajemen SDM, kini saatnya kamu melangkah lebih jauh dengan menguasai seni komunikasi profesional lewat e-mail marketing.
Kamu bisa mengikuti kursus Think Outside the Inbox: Google Certified E-mail Marketing di Universitas Mahakarya Asia (UNMAHA), dan kamu akan belajar cara menyampaikan pesan penting (seperti SP) secara efektif dan etis lewat e-mail, teknik membuat e-mail engaging, profesional, dan berdampak, serta mengatur strategi e-mail campaign untuk membangun hubungan positif dengan tim dan pelanggan.
Pahami Cara Membuat SP1, SP2, SP3 dan Tambah Skill Manajer SDM
Menangani karyawan bermasalah, menyusun Surat Peringatan, hingga menjaga keseimbangan hubungan kerja bukan perkara mudah. Namun, jika kamu sudah menguasai dasar-dasar manajemen SDM, sekarang saatnya kamu ikuti Sertifikasi Manajer SDM di Universitas Mahakarya Asia (UNMAHA), kamu akan mendalami strategi profesional dalam menangani pelanggaran dan konflik kerja, serta diakui secara resmi sebagai ahli di bidang manajemen SDM. Daftar sekarang dan buktikan bahwa kamu bukan hanya paham SP, tapi juga siap memimpin SDM secara strategis.
Ingin Jago Menangani Masalah Karyawan dan Jadi Pemimpin yang Profesional?
Kamu pasti sadar bahwa dunia kerja membutuhkan pemimpin yang tidak hanya tegas, tapi juga paham strategi manajemen yang tepat. Saatnya kamu siapkan dirimu dari sekarang dan bergabunglah di Program Sarjana Manajemen Universitas Mahakarya Asia (UNMAHA) serta pelajari teknik profesional menyusun kebijakan SDM, termasuk SP1, SP2, SP3, strategi membangun tim kerja yang produktif dan minim konflik, serta keterampilan kepemimpinan, komunikasi.
Pilihlah kampus yang tepat seperti Universitas Mahakarya Asia (UNMAHA), Tempat kamu belajar jadi manajer andal dan pemimpin masa depan. Kamu bisa daftar melalui website PMB UNMAHA, atau dengan menghubungi langsung WA Admin.
Sebagai bagian manajemen SDM yang baik, kamu harus memastikan proses pemberian surat peringatan dilakukan secara transparan, adil, serta berdasarkan bukti nyata. Penting juga untuk menyimpan dokumentasi setiap surat peringatan sebagai catatan resmi (official record).
Pemberian surat peringatan bukan hanya tentang menghukum, tetapi juga bagian dari pembinaan. Dengan pendekatan yang tepat, kamu bisa membantu karyawan untuk berkembang dan memperbaiki diri dalam lingkungan kerja yang profesional.***
Editor: Mahfida Ustadhatul Umma