UNMAHA – Dalam dunia kerja, kamu pasti pernah menghadapi situasi di mana salah satu anggota tim melakukan pelanggaran disiplin. Sebagai bagian dari tanggung jawabmu dalam manajemen Sumber Daya Manusia (SDM), kamu harus mengambil tindakan, salah satunya dengan memberikan Surat Peringatan atau SP. Namun, cara memberikan SP bukanlah perkara mudah.
Jika tidak dilakukan dengan bijak, tindakan ini bisa memicu konflik, bahkan memperburuk hubungan kerja. Tujuan utama pemberian SP adalah untuk membina, bukan menghukum. Kamu harus tahu cara menyampaikannya dengan tepat agar tetap menjaga profesionalitas tanpa menimbulkan ketegangan. Artikel ini akan membahas cara-cara efektif dalam memberikan SP tanpa memicu konflik dengan karyawan.
Cara Memberikan SP Tanpa Menimbulkan Konflik
1. Lakukan Pendekatan Secara Personal Terlebih Dahulu
Sebelum kamu memberikan SP secara tertulis, sebaiknya ajak karyawan yang bersangkutan berbicara secara pribadi. Gunakan pendekatan yang empathetic, tunjukkan bahwa kamu peduli terhadap perkembangan mereka, bukan hanya ingin menegur. Contohnya, kamu bisa berkata: “Saya ingin diskusi sebentar tentang keterlambatan minggu lalu. Ada yang bisa saya bantu atau ada kendala tertentu?” Dengan cara ini, karyawan tidak merasa dihakimi.
2. Gunakan Bukti dan Data yang Objektif
Agar SP tidak menimbulkan kesalahpahaman, kamu harus mendasarkannya pada data yang jelas dan obyektif. Hindari membuat surat peringatan hanya berdasarkan opini atau kabar burung. Misalnya, kamu mencatat bahwa karyawan terlambat masuk kerja sebanyak 4 kali dalam dua minggu terakhir berdasarkan log attendance. Tunjukkan data tersebut saat berbicara, sehingga karyawan bisa memahami kesalahan mereka secara rasional.
3. Sampaikan SP dengan Nada Komunikasi yang Profesional
Cara kamu menyampaikan SP sangat memengaruhi reaksi karyawan. Gunakan bahasa yang netral, tidak menggurui, dan hindari nada marah atau menuduh. Sampaikan SP sebagai bentuk pembinaan, bukan penghukuman.
Kamu bisa mengatakan: “Sesuai dengan aturan perusahaan, kami harus memberikan SP1 untuk pelanggaran ini. Tapi kami berharap ini menjadi pengingat agar ke depan bisa lebih baik lagi.” Pendekatan ini menciptakan suasana komunikasi dua arah yang sehat, tanpa membuat karyawan merasa disudutkan.
4. Jelaskan Prosedur dan Tujuan Pemberian SP
Kamu perlu menjelaskan bahwa SP adalah bagian dari prosedur standard operating procedure (SOP) yang berlaku di perusahaan. Tujuannya bukan untuk mencoret reputasi karyawan, tapi agar mereka mengetahui batasan dan standar yang diharapkan. Dengan pemahaman yang baik terhadap prosedur, karyawan tidak akan menganggap SP sebagai bentuk ketidakadilan, tetapi sebagai proses pembinaan yang normal di dunia kerja.
Baca Juga: Panduan Membuat Surat Izin Resmi untuk Karyawan Perusahaan
5. Berikan Kesempatan untuk Menanggapi
Setelah menyampaikan isi SP, berikan ruang kepada karyawan untuk berbicara. Dengarkan dengan aktif jika mereka ingin menjelaskan, mengeluhkan, atau meminta solusi. Hal ini penting untuk menunjukkan bahwa kamu tidak one-sided dalam mengambil keputusan. Keterbukaan seperti ini bisa meredakan ketegangan dan menghindari potensi konflik berkepanjangan.
6. Sediakan Solusi atau Dukungan
Terkadang, karyawan melakukan kesalahan karena kurangnya dukungan atau bimbingan. Setelah memberikan SP, kamu bisa menawarkan solusi atau bantuan yang relevan, seperti pelatihan, coaching, atau penyesuaian jam kerja jika memungkinkan. Dengan memberikan bantuan nyata, kamu menunjukkan bahwa manajemen perusahaan tidak hanya fokus pada kesalahan, tetapi juga pada pengembangan karyawan.
7. Dokumentasikan Proses Secara Profesional
Semua komunikasi dan pemberian SP sebaiknya kamu dokumentasikan dengan baik, baik secara tertulis maupun melalui sistem Human Resource Information System (HRIS), jika ada. Dokumentasi ini berguna jika ada pertanyaan di kemudian hari atau jika masalah berkembang ke tahap lebih lanjut. Namun pastikan dokumentasi ini bersifat confidential, hanya diketahui oleh pihak yang berkepentingan, sehingga tidak mempengaruhi citra karyawan di mata rekan kerja lain.
Mau Punya Usaha Sendiri Tanpa Modal Besar? Yuk, Gabung Adolo!
Kini saatnya kamu mulai menghasilkan uang dari rumah. Bersama Adolo, kamu bisa jadi Reseller Laptop Adolo tanpa perlu ribet stok barang atau pusing soal teknis pengiriman. Dengan jadi Reseller Laptop di Adolo, kamu akan mendapatkan akses ke produk laptop terpercaya dan terjangkau, komisi menggiurkan di setiap penjualan, serta pelatihan yang akan diberikan oleh Adolo secara gratis untuk reseller baru. Daftar sekarang dan mulailah bisnismu bersama Adolo.
Bisa Memberikan SP Tanpa Konflik? Ayo Tingkatkan Keahlian Engagement Kamu ke Level Digital
Kalau kamu sudah paham cara memberikan Surat Peringatan (SP) dengan bijak tanpa menimbulkan konflik di tempat kerja, artinya kamu sudah selangkah lebih maju dalam memahami human interaction.
Tapi bagaimana dengan engagement di dunia digital?
Maka dari itu ikuti kursus From Likes to Leads: Google Certified Online Customer Engagement di Universitas Mahakarya Asia (UNMAHA), dan pelajari cara membangun hubungan yang positif dan profesional dengan audiens online, serta teknik komunikasi persuasif yang bisa diterapkan untuk pelanggan maupun rekan kerja.
Daftar sekarang dan buktikan bahwa kamu bukan hanya ahli dalam menghadapi konflik, tapi juga jago membangun koneksi.
Saatnya Tingkatkan Keahlianmu sebagai Kepala Bagian SDM
Memberikan Surat Peringatan dengan bijak adalah salah satu seni penting dalam manajemen SDM. Kalau kamu sudah paham cara menjaga keharmonisan tim saat harus bertindak tegas, itu tandanya kamu punya potensi jadi pemimpin SDM sejati.
Kini saatnya tingkatkan keahlianmu dengan mengikuti Sertifikasi Kepala Bagian SDM di Universitas Mahakarya Asia (UNMAHA). Dengan sertifikasi ini, kamu akan mendalami strategi menangani pelanggaran karyawan secara profesional dan manusiawi, dibekali pendekatan praktis untuk membina komunikasi sehat dalam organisasi, serta memperkuat keahlian kepemimpinan di bidang Human Resource. Segera ikuti sertifikasinya, dan Daftar Sekarang.
Ingin Jadi Pemimpin SDM yang Tegas Tapi Tetap Disukai Karyawan?
Kini saatnya kamu mengembangkan potensi tersebut lebih dalam di Program Sarjana Manajemen Universitas Mahakarya Asia (UNMAHA). Dengan bergabung di sini, kamu akan belajar strategi komunikasi dan kepemimpinan efektif, memahami praktik manajemen SDM yang etis dan professional, dibimbing oleh dosen yang berpengalaman di dunia bisnis nyata, serta siap menghadapi dunia kerja dengan bekal teori dan praktik dari Universitas Mahakarya Asia (UNMAHA).
Tidak cukup hanya tahu bagaimana membuat SP, Kamu perlu tahu kapan, bagaimana, dan mengapa itu harus diberikan dan semua itu bisa kamu kuasai di sini. Daftar sekarang dengan mengunjungi website PMB UNMAHA, atau bisa juga dengan cara menghubungi via WA Admin.
Memberikan SP memang bukan tugas yang mudah, tapi bukan berarti harus menjadi penyebab konflik di tempat kerja. Dengan pendekatan yang profesional, empati, dan berbasis data, kamu bisa menyampaikan SP secara bijak dan tetap menjaga hubungan kerja yang sehat.
Ingat, tujuan utama dari SP adalah menciptakan perubahan positif, bukan menciptakan ketegangan. Jika kamu mampu menjalankan proses ini dengan benar, kamu tidak hanya menegakkan disiplin, tapi juga membuktikan bahwa perusahaan peduli pada pertumbuhan dan perkembangan setiap karyawan.***
Editor: Mahfida Ustadhatul Umma