UNMAHA – Di era digital yang serba cepat, penggunaan tanda tangan online atau tanda tangan digital telah menjadi kebutuhan penting. Kemudahan dan kecepatan proses tanda tangan secara elektronik membuat banyak perusahaan dan individu lebih memilih cara ini daripada panduan tanda tangan . Namun, penting untuk memahami bagaimana cara menggunakannya dengan benar, terutama untuk dokumen resmi. Dalam artikel ini, kami akan membahas tips-tips penting dalam menggunakan tanda tangan online untuk memastikan keamanan, legalitas, dan efektivitasnya.
Apa Itu Tanda Tangan Online?
Tanda tangan online atau sering disebut tanda tangan digital adalah proses pemberian otorisasi atau pengesahan pada dokumen secara elektronik tanpa harus mencetak dan menandatangani secara fisik. Tanda tangan ini biasanya dilakukan dengan platform atau aplikasi yang menyediakan layanan tanda tangan elektronik dan memungkinkan pengirim serta penerima dokumen secara aman melalui perangkat mereka.
Tips Menggunakan Tanda Tangan Online yang Perlu Diperhatikan
Pilih Platform Tanda Tangan Online yang Terpercaya
Langkah pertama dalam menggunakan tanda tangan online adalah memilih platform atau layanan yang dapat dipercaya. Beberapa platform yang populer dan terpercaya di antaranya adalah DocuSign, Adobe Sign, dan HelloSign. Berikut beberapa kriteria memilih platform yang tepat:
- Keamanan : Pilih platform yang menawarkan enkripsi data untuk menjaga keamanan dokumen kamu. Pastikan platform ini menggunakan teknologi SSL (Secure Sockets Layer) untuk melindungi dokumen dari akses yang tidak sah.
- Legalitas : Pastikan platform yang Anda pilih sesuai dengan aturan hukum di indonesia
- Kemudahan Penggunaan : Pilih platform yang memiliki antarmuka pengguna yang ramah, terutama jika Anda tidak memiliki banyak pengalaman dengan teknologi.
Pastikan Tanda Tangan Digital Memiliki Legalitas yang Diakui
Legalitas adalah aspek terpenting ketika menggunakan tanda tangan online, terutama untuk dokumen resmi. Di Indonesia, tanda tangan digital diakui sebagai metode izin yang sah sesuai dengan Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) yang diperbarui dengan UU Nomor 19 Tahun 2016.
Pastikan platform yang Anda gunakan memenuhi standar keamanan hukum yang berlaku di wilayah kamu. Jika Anda bekerja dengan pihak internasional, pastikan tanda tangan digital juga diakui oleh undang-undang di negara-negara lain.
Gunakan Tanda Tangan Elektronik dengan Enkripsi yang Kuat
Keamanan adalah prioritas utama dalam penggunaan tanda tangan online , terutama untuk dokumen-dokumen penting seperti kontrak bisnis, perjanjian keuangan, atau dokumen legal lainnya. Pilih platform yang menggunakan enkripsi berstandar tinggi, seperti enkripsi AES-256, untuk melindungi data Anda dari penyusupan. Enkripsi yang kuat akan melindungi tanda tangan Anda dari kemungkinan peretasan atau pemalsuan. Selain itu, platform yang menggunakan enkripsi ganda juga lebih diutamakan karena mampu memberikan lapisan keamanan ekstra pada dokumen yang ditandatangani secara online .
Perhatikan Prosedur Verifikasi Identitas
Verifikasi identitas merupakan bagian penting dari proses tanda tangan online yang sah. Platform yang baik akan memastikan identitas pengguna melalui beberapa metode, seperti verifikasi email, nomor telepon, atau bahkan verifikasi biometrik. Pastikan Anda dan pihak lain yang terlibat dalam penandatanganan mengikuti prosedur ini untuk memastikan keaslian dokumen.
Jika kamu sering menggunakan tanda tangan digital, ada baiknya mempertimbangkan sertifikat digital yang diakui secara hukum. Sertifikat ini biasanya disediakan oleh pihak ketiga yang terpercaya dan memberikan jaminan tambahan bahwa tanda tangan kamu adalah asli.
Baca Juga: Solusi Membuat Tanda Tangan Online Tanpa Aplikasi
Simpan Bukti Tanda Tangan Elektronik
Setelah menandatangani dokumen secara online, sangat penting untuk menyimpan bukti tanda tangan sebagai referensi di masa depan. Beberapa platform secara otomatis akan menyimpan salinan dokumen yang telah ditandatangani beserta log aktivitas yang menunjukkan waktu dan identitas pihak-pihak yang terlibat.
Ini sangat berguna dalam situasi di mana diperlukan pembuktian otentikasi di masa mendatang. Bukti tanda tangan juga bisa membantu dalam menghindari penghalang atau mengatasi kemungkinan timbulnya terkait keaslian tanda tangan. Dengan bukti ini, kamu dapat menunjukkan bahwa tanda tangan kamu sah dan dilakukan sesuai prosedur.
Hindari Penggunaan Jaringan Publik Saat Menandatangani Dokumen Penting
Untuk menjaga keamanan, hindari menandatangani dokumen penting ketika kamu menggunakan jaringan Wi-Fi publik. Jaringan publik cenderung kurang aman dan lebih rentan terhadap serangan peretas yang dapat mengakses informasi sensitif. Jika kamu perlu menandatangani dokumen saat berada di tempat umum, pastikan menggunakan jaringan pribadi atau aktifkan VPN ( Virtual Private Network ) untuk meningkatkan keamanan. VPN bekerja dengan mengenkripsi koneksi internet kamu, sehingga lebih sulit bagi pihak ketiga untuk menyembunyikan atau mencuri data saat kamu menandatangani dokumen online.
Cek Ulang Dokumen Sebelum Menandatanganinya
Pastikan semua informasi yang terdapat dalam dokumen sudah benar dan sesuai dengan persetujuan awal kamu. Ini termasuk memeriksa nama, tanggal, isi perjanjian, serta kondisi yang tercantum dalam dokumen tersebut. Tanda tangan online bersifat mengikat secara hukum, sehingga dokumen yang ditandatangani harus benar-benar bebas dari kesalahan atau kekeliruan yang dapat merugikan di kemudian hari.
Hindari Memberikan Akses Akun Kepada Orang Lain
Salah satu kesalahan umum yang terjadi adalah memberikan akses akun platform tanda tangan online kepada orang lain. Hal ini sangat tidak dianjurkan karena dapat mengurangi keamanan data kamu dan meningkatkan risiko perlindungan akun.
Gunakan Fitur Otomatis untuk Menandatangani Beberapa Dokumen Sekaligus
Banyak platform tanda tangan digital yang menyediakan fitur penandatanganan batch atau penandatanganan dokumen secara otomatis dalam jumlah banyak. Ini sangat berguna untuk bisnis atau individu yang harus menandatangani banyak dokumen sekaligus. Fitur ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga membantu mengelola proses tanda tangan dengan lebih cepat dan efisien.
Penggunaan tanda tangan online untuk dokumen resmi memberikan banyak manfaat, mulai dari efisiensi waktu, penghematan biaya, hingga keamanan yang lebih baik. Namun, penting untuk selalu menggunakan tanda tangan online dengan hati-hati dan memastikan bahwa langkah-langkah yang diambil sudah sesuai dengan standar hukum dan keamanan.
Dengan mengikuti tips di atas, Anda dapat menggunakan tanda tangan online dengan aman, sah, dan efisien untuk berbagai keperluan resmi Anda. Di era digital yang terus berkembang, penting bagi para pelajar dan profesional untuk memahami penggunaan teknologi dalam dunia kerja.
Universitas Mahakarya Asia (UNMAHA) tidak hanya menyediakan pendidikan akademis berkualitas, tetapi juga membekali mahasiswanya dengan keterampilan praktis, seperti penggunaan tanda tangan digital untuk keperluan bisnis dan administrasi. Dengan ilmu yang diperoleh di UNMAHA, mahasiswa mampu menghadapi tantangan dunia kerja yang semakin digital dan dinamis.
Siap untuk mempelajari lebih lanjut tentang teknologi dan keterampilan digital yang relevan dengan industri? Yuk, bergabung dengan Universitas Mahakarya Asia dan raih pendidikan yang akan mempersiapkan Anda untuk sukses di era digital! Kunjungi website UNMAHA untuk informasi lebih lanjut tentang program dan pendaftaran.***
Editor: Mahfida Ustadhatul Umma